При этом для каждого вида документа уже установлены собственные правила обмена, форматы и перечни случаев, когда по-прежнему допускается бумажное оформление.
Какие перевозочные документы переходят в электронный формат
Изменения предусмотрены Федеральным законом от 07.06.2025 года N 140-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О транспортно-экспедиционной деятельности" и отдельные законодательные акты Российской Федерации".
С 1 сентября участникам информационного взаимодействия необходимо формировать в электронном виде:
- транспортную накладную при автомобильных перевозках;
- заказ и заявку при автомобильных перевозках;
- грузовую накладную при воздушных перевозках;
- экспедиторские документы;
- транспортную железнодорожную накладную.
Эти документы и содержащиеся в них сведения должны передаваться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов – ГИС ЭПД.
Согласно части 2 статьи 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 года N 259-ФЗ, обмен электронными перевозочными документами между участниками информационного взаимодействия и их направление в ГИС ЭПД осуществляются через информационные системы электронных перевозочных документов – ИС ЭПД.
Таким образом, участнику недостаточно просто создать электронную накладную в своей учетной программе. Документ должен пройти через предусмотренную законом информационную инфраструктуру.
Для каждого вида перевозки установлены отдельные правила
Законодатель не свёл весь электронный документооборот к единому универсальному порядку. Для разных видов документов правительство утвердило отдельные правила обмена документами и направления сведений в ГИС ЭПД.
- Для грузовой накладной при воздушных перевозках действуют Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 21.04.2026 года N 446.
- Для экспедиторских документов порядок установлен постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 года N 469.
- Для транспортной железнодорожной накладной соответствующие правила утверждены постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 года N 470.
Это важно учитывать компаниям, которые работают сразу с несколькими видами транспорта. Переход на ЭПД не означает, что для всех перевозок будет использоваться абсолютно одинаковый алгоритм оформления и обмена.
Кто должен подключиться к системе ЭПД
Для электронного обмена участнику информационного взаимодействия необходимо заключить соглашение об электронном документообороте с одним из аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов.
Реестр операторов ИС ЭПД размещен Минтрансом России.
При этом оператор ИС ЭПД должен обеспечивать круглосуточную обработку электронных перевозочных документов и содержащихся в них сведений. Такое требование прямо установлено подпунктом 6 пункта 4 статьи 18.1 Федерального закона N 259-ФЗ.
Для бизнеса это означает, что электронный документооборот становится постоянной частью логистического процесса. Оформление перевозочного документа больше нельзя рассматривать как разовую операцию сотрудника перед отправкой груза.
Компании необходимо обеспечить техническую возможность создавать, подписывать, передавать и получать документы через оператора в течение всего времени, когда осуществляется соответствующий документооборот.
Правительство уже установило порядок обмена документами
На практике важен не только сам факт обязательного перехода на электронный формат. Участникам ВЭД необходимо учитывать, каким образом электронный документ должен двигаться между сторонами перевозки и государственной информационной системой.
Для этого постановлениями N 446, N 469 и N 470 установлены правила обмена соответствующими документами и сведениями, их направления в ГИС ЭПД, а также предъявления документов.
Иными словами, нормативная база уже включает не только общую обязанность перейти на электронный документооборот, но и конкретные процедуры для отдельных видов перевозок.
Это особенно важно для компаний, которые сейчас дорабатывают собственные информационные системы. Настройка должна учитывать не только электронную форму документа, но и установленный порядок его передачи.
Форматы электронных документов установила ФНС
Отдельный блок нормативных требований касается непосредственно формата электронных документов.
ФНС России утвердила форматы:
- грузовой накладной при воздушных перевозках – приказом от 27.04.2026 года N ЕД-1-26/276@;
- экспедиторских документов – приказом от 28.04.2026 года N ЕД-1-26/277@;
- транспортной железнодорожной накладной – приказом от 07.05.2026 года N КЧ-1-26/297@.
То есть компаниям недостаточно перевести бумажный документ в PDF или другой удобный электронный файл. Для документов, которые должны передаваться в рамках ГИС ЭПД, используются утвержденные электронные форматы.
Это принципиальное отличие электронного документооборота от обычной пересылки документов по электронной почте: информация должна быть структурирована таким образом, чтобы ее могли обрабатывать информационные системы.
Бумажный документ пока можно использовать в установленных случаях
При этом с 1 сентября нельзя говорить о полном исчезновении бумажных перевозочных документов.
Законодательство предусматривает конкретные случаи, когда перевозочные документы могут оформляться на бумажном носителе. Для разных видов перевозок соответствующие перечни утверждены отдельными приказами Минтранса России.
- Для транспортной железнодорожной накладной действует перечень, утвержденный приказом Минтранса России от 21.11.2025 года N 407.
- Для грузовой накладной при воздушных перевозках перечень установлен приказом Минтранса России от 18.03.2026 года N 102.
- Для экспедиторских документов – приказом Минтранса России от 03.04.2026 года N 115.
- Для транспортной накладной, заказа и заявки при автомобильных перевозках – приказом Минтранса России от 01.06.2026 года N 262.
Поэтому участникам ВЭД необходимо проверять не только обязанность оформить конкретный документ в электронном виде, но и наличие конкретного основания для применения бумажной формы.
Для автомобильных перевозок важны сразу три документа
Отдельного внимания заслуживает автомобильный транспорт.
В электронный формат переводятся сразу три вида документов – транспортная накладная, заказ и заявка.
Это означает, что компаниям, которые организуют перевозку автомобильным транспортом, необходимо проверить весь процесс оформления заказа и перевозки, а не только заменить бумажную транспортную накладную электронной.
При этом приказ Минтранса России от 01.06.2026 года N 262 содержит перечень случаев, когда для транспортной накладной, заказа и заявки допускается оформление на бумаге.
Следовательно, алгоритм для бизнеса должен выглядеть не как безусловное правило "всегда электронно", а как проверка конкретной перевозки на соответствие установленным исключениям.
Переход затрагивает не только перевозчиков
Еще одна важная особенность новых требований – электронные перевозочные документы являются частью взаимодействия нескольких участников.
В зависимости от конкретной перевозки в процессе могут участвовать грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, экспедитор и другие лица.
Поэтому подключение к ИС ЭПД одного участника само по себе не решает проблему. Электронный документ должен корректно пройти всю предусмотренную цепочку взаимодействия.
Для участников ВЭД это особенно существенно: транспортная документация связана с другими сведениями о перемещении товара, а ошибки или несогласованность данных могут потребовать дополнительного исправления документов.
Что участникам ВЭД необходимо сделать сейчас
Компаниям, которые еще не подготовились к новым требованиям, в первую очередь необходимо выбрать оператора ИС ЭПД и заключить соответствующее соглашение.
Далее следует проверить совместимость используемых учетных и транспортных систем с электронным документооборотом и утвержденными форматами.
Отдельно необходимо определить перечень документов, которые компания оформляет при автомобильных, воздушных и железнодорожных перевозках, а также при транспортной экспедиции.
После этого для каждого вида документа стоит проверить два вопроса: установлен ли для него обязательный электронный формат и относится ли конкретная перевозка к предусмотренным законом случаям, когда разрешена бумажная форма.
Такой подход позволит не смешивать общее правило об обязательном электронном документообороте с исключениями.
Электронные документы становятся частью государственной системы контроля
Переход на ЭПД имеет значение не только для сокращения бумажного документооборота.
Сведения о перевозке теперь формируются в стандартизированном электронном виде и передаются в ГИС ЭПД. Это позволяет государству получать информацию о транспортной операции непосредственно из цифрового документооборота.
Для бизнеса это одновременно возможность ускорить обмен документами и новая зона ответственности. Чем больше процессов переводится в электронную систему, тем важнее корректность сведений, которые компания в нее передает.
Особенно это касается участников ВЭД, для которых перевозочные документы являются частью общей цепочки оформления и контроля перемещения товаров.
Таким образом, с 1 сентября 2026 года меняется не просто носитель транспортной накладной. Формируется единая цифровая цепочка, в которой документ создается в установленном формате, проходит через ИС ЭПД и направляется в ГИС ЭПД.
При этом бумажный документооборот сохраняется для конкретных случаев, перечни которых уже установлены Минтрансом России.
Участникам ВЭД стоит заранее проверить свои процессы по каждому виду перевозки и сопоставить их с утвержденными правилами, форматами и исключениями. Это позволит избежать ситуации, когда компания формально готова к электронному документообороту, но не может корректно оформить конкретный документ из-за отсутствия нужного формата или неправильного определения порядка его передачи.
Андрей Лапин, ТКС.РУ
Общение: 